Czasami utrzymanie wysokiej efektywności w biurze przysparza sporo problemów. Praca przy komputerze, wypełnianie dokumentów, spotkania, konferencje… Bez odpowiedniej motywacji i organizacji, łatwo o znudzenie i marnowanie czasu. Jak zatem zorganizować swoje biuro (oraz pracę w nim), aby sprzyjało utrzymywaniu wysokiej produktywności i efektywnej pracy? Przede wszystkim warto pamiętać, że duży wpływ na jakość pracy mają komputery biurowe. Warto zatem zadbać, by były dobrze zoptymalizowane, wyposażone w niezbędne programy i narzędzia, umożliwiające skuteczne wykonywanie obowiązków. Nie bez znaczenia jest również higiena pracy. Ciężko cały czas pracować na najwyższych obrotach, w maksymalnym skupieniu. Dlatego należy dbać o robienie sobie krótkich przerw, mniej więcej co 40 minut.
Motywacja, sprzęt, nastawienie i organizacja
W tych słowach można zamknąć sekret efektywnej, biurowej pracy. Motywacja jest niezbędna, do wykonywania swoich obowiązków z zaangażowaniem, co będzie przekładać się na lepsze wyniki. Dobry sprzęt pozwala na skupieniu się na pracy, zamiast nieustannej walce z elektroniką. Pamiętajmy, że aby była ona efektywna, każde urządzenie musi być dostosowane do potrzeb osoby, znajdującej się na danym stanowisku. Przykładowo, komputer grafika musi mieć zupełnie inne parametry, niż komputer, na którym pracuje programista. Aby nasze wysiłki przyniosły efekt, konieczne jest też odpowiednie nastawienie. Im bardziej pozytywne, tym prościej nam będzie z uśmiechem na twarzy wykonywać powierzane nam zadania i wypełniać codzienne obowiązki. Ostatnim, równie ważnym czynnikiem jest organizacja. Tutaj dużo zależy od specyfiki danego biura, jego zwyczajów i priorytetów. Warto jednak pamiętać, że każdy pracownik biurowy posiada pewien zakres swobody i dowolności w organizowaniu swojego czasu. Korzystajmy z tego, układając swój plan dnia w taki sposób, by zapewnić sobie jak największą efektywność. Tutaj już wszystko zależy od indywidualnych preferencji i zakresu obowiązków. Warto spróbować znaleźć swój złoty środek i ułożyć swoją codzienną, biurową rutynę. Dzięki temu nie będziemy codziennie tracić czasu, starając się wywiązać ze wszystkich powierzonych nam zadań, nie wiedząc, od czego zacząć. Zaraz po przyjściu do pracy warto sprawdzić, czy np. szef nie zlecił nam żadnych dodatkowych zadań, odpisać na maile i załatwić wszystkie sprawy, którym nadaliśmy najwyższy priorytet, Później możemy zrobić sobie chwilę przerwy i zaplanować obowiązki na następny dzień. Na koniec warto poświęcić trochę czasu zadaniom długoplanowym, wymagającym systematycznej pracy „po kawałku.”