Praca w biurze polega nie tylko na produkowaniu dokumentów. To również archiwizacja treści na nośnikach cyfrowych oraz papierowych wersji. Niezwykle istotne jest odpowiednie uporządkowanie papierów, aby jak najszybciej odnaleźć dokument, nawet po dłuższym czasie. Trzeba myśleć o własnym komforcie i wygodzie, jak również planować na przyszłość. Ewentualne przekazanie dokumentacji jest o wiele łatwiejsze, gdy papiery znajdują się posegregowane w specjalnych sektorach, szafach czy teczkach. Porządek alfabetyczny, kolorystyczny, chronologiczny – wszystko zależy do rodzaju przechowywanych danych oraz preferencji osoby.
Szczególnie ważnym rodzajem dokumentów, o które należy dbać z troską i uwagą, są dokumenty zawierające dane wrażliwe. Przede wszystkim teczki akt osobowych czy finansowe, powinny być zabezpieczone przed wglądem osób niepowołanych. Do tego celu idealnie sprawdzają się szafy stalowe. Warto zakupić mebel z wbudowanym zamkiem (na kluczyk bądź szyfrowym) lub zamontować samodzielnie. Ewentualnie można jedną z półek wewnętrznych przeznaczyć na szczególnie wrażliwe dane.
Również ciekawa propozycją do biura są szafki skrytkowe. Każda szuflada czy półka posiada zamykaną przegródkę. Jej wielkość może być standardowa i identyczna dla każdej skrytki lub dopasowana indywidualnie do wielkości posiadanych dokumentów. Warto zaopatrzyć się w zamykane na kluczyk szafki, by maksymalnie chronić dokumenty przechowywane w biurze. Bezpieczeństwo wydruków jest szczególnie istotne.
